2006-03-15

物を渡すとき、受け取るとき。

これ、当たり前すぎてマナー本でもマナー教育でも教えてくれませんが、意外とできていない人が多いんですよねー。

相手に物を渡すとき、受け取るとき、基本は『両手』!!
もし、手を伸ばさなければいけない場合は、もう片方の手は添える!

片手をぶらーんと下におろして、片手だけで物の授受をしている姿は、傍から見てだらしないし、何より相手に失礼です。『何様?』みたいな。

びっちり添えなくてもいいんです。片手で授受するつもりはないよという意思表示だと思って、少し手を添えるような感じで。

これは、社会人としてではなく、人としてできなきゃいけないことだと思います。思い当たるフシのある方、これから気を付けてください(*^_^*)


2006-02-22

超あやしい電話

きょうは皆さんに超あやしい電話のご紹介をします。

すでに働いている方には『あるある!』って話だと思いますが、まだ学生の皆さん、こういう電話、ほんとにあるんですよー。しかも、今回は、さらに相手が上手な場合のお話です。

ある日、外線が鳴り、
『あのー、わたし、○○運送の者なんですが、きょう、うちのトラックが荷崩れを起こしまして、その際に、御社の○○部(うちの部)の方に助けてもらったようで・・・名前を聞いたのに忘れてしまったらしいんですが、20代前半の方みたいなんですけど、名前を順番に言ってもらえませんかねぇ?
と。

電話に出たうちの社員は、すぐ怪しいと判断し、『20代前半といってもたくさんいるんで、こちらでさがしてお伝えしておきますよ。』と、返答したそうです。

うまくかわしました!パチパチ。

ところがぁっ。

そのあと相手に『そうですか。では、よろしくお願いします。失礼ですが?』と聞かれ『田中です』と、見事に条件反射的に答えてしまったんです。

あちゃー・・・

個人情報、ひとり分ゲットです。

電話で伝言や用件を預けた側は、誰に伝言したかを確認するために、『失礼ですが?』と尋ねる場合があり、そういう場合、伝言を預かった側は、『○○と申します』と答えるのがビジネスマナーですが、これは、うまい具合にその心理をつかれた例だと言えると思います。

ちなみに、こうして、なりすまして個人情報やパスワードなどを聞き出す方法のことを、ソーシャル・エンジニアリングと言います。

しかし・・・こういうとき、どうすればいいんだろう。
あんまりいそうにない『綾小路です』とか言っちゃえばいいのかな。
うん、そうしよう。

あっ、実際に言ってみたよ!という人、よかったらご報告ください。
そのときの相手の反応と、職場の反応も併せて・・・(笑)


2006-02-21

生意気は損!!!

ワンポイントです。
皆さんにもそういう意識があるのでしたら、
ぜっっったい注意しましょー。

ある年の院卒新入社員Kくんは、入社当時、初めて接する女性の先輩に対して、必ず、『いくつなんですか?』と、尋ねていました。

わたしも一度、その場に居合わせたことがあります。

ま、わたしは明らかに彼より年上だったので、悔しいけど年齢は尋ねられませんでした(笑)が、そこにいたもうひとりの女の子が短大卒3年目23才とわかった途端、彼は鼻で笑ったあと、こう言い放ったんです。

『なんだよオレより年下じゃん。』

・・・・・・はぁ?

あぁ・・・ここでくどくどお説教しても仕方ないので書きませんが、少しでも仕事のこと、社会のこと、わかってそういうこと言ってるのかなぁー。

少なくとも、その『オレより年下』の先輩は、先輩たちの言葉に素直に耳を傾けて努力してきたぶん、キミの何倍ものスピードで実力をつけてきたんじゃないかと思うよ。

そしてキミがもしその考えのままなら、きっと、彼女との実力の差は埋まることはないんじゃないかな。

・・・ちなみに、彼はその日、
それ以外にも、びっくりするような暴言の連発でした。

その彼が、数年経ったいま、、、、
『生意気』のレッテルをはがすのに必死なのは、
ここだけの話。。。


2006-02-13

『至急なんだけど、携帯の番号教えてくれる?』

取引先からの電話。
しかし担当者が不在。
不在の旨を伝えると、相手の方から、
『至急なんだけど、携帯の番号教えてくれる?』
と言われる。

こんな場面に出くわすことがあるかもしれません。

基本的に、電話番号は、
会社から支給されている電話であろうとも個人情報です。

こういう場合は、まず、
『では、こちらで連絡を取りまして、折り返しお電話を致します』
と言って、相手の連絡先を確認します。

次に、担当者に連絡をして、連絡先を伝えます。
もしくは、留守電なら、会社に連絡をするようメッセージを残す。
(メッセージに連絡先を残したのでは、
ちゃんと伝わったかどうかがわかりませんので。)

もしかしたら、会社のルールで、
明らかに取引先とわかっている場合は教えてもいい・・・
という決まりがあるかもしれません。
その場合はそのルールに従ってかまわないと思いますが、
・・・もしかして、取引先を騙った誰かからの電話だったら?
と、思うので、個人的には教えないほうがいいと思います。


あ、もし、連絡がつかなかった場合は、
その旨を相手に連絡しないといけません。
ちょっぴり面倒かもしれませんが、
最後まで責任を持ってやりましょー。

しかし・・・
携帯の番号を聞いてくる相手も相手だと思いますね、ほんと。
もし皆さんがこちら側の立場に立った場合は、
『至急なんですが、連絡を取って頂くことはできますでしょうか』
と言ってください。


2006-02-03

これ気をつけましょう。

たぶん、これから何度か書きますが、

『自分の機嫌の良し悪しで仕事をしないこと。』

その①・・・ものに当たらない。
・電話の切り方
・机の引き出しのしめ方
・書類の置き方

機嫌が悪いと、つい動作が乱暴になりがちですが、
人の感情のいらつきによる大きな音は、
実はけっこーまわりの人の感情にも影響します。

吐き出したいなら、ものに当たるのではなく、
吐き出せる相手をみつけて、話をきいてもらってください。


2006-01-18

<頂いた質問>社内恋愛ってどうなの?

メール&別のサイトでこの質問があがりましたので、
ここにお返事を書いておこうと思います。

社内恋愛。うーん。。。。

ダメ!って言っても、
しちゃうモンはしちゃいますよね、たぶん。笑

勝手な予想ですが、絶対禁止!って決まってる会社は
少ないんじゃないかという気がします。
いままで数社渡り歩いてきましたが、
いちばん最初の会社以外は、そういうのはなかったなー。

ただ、OPENにするのは様子を見たほうがいいと思います。
なぜなら、『私情を挟んでいる』と思われる可能性が高いからです。
本当に挟んでいても、そうじゃなくても・・・ね。

特に、同じ職場だと、それだけじゃなくて、
どちらかが異動・・・ってことにもなりかねません。

わたしもこれまで、社内恋愛はちょくちょくありますが、
いちばん最初の会社のとき、ついに会社にバレてしまい・・・
その彼は上司に呼び出されて
『インドネシアへの異動もあるからね!』って脅されてました。
ま、既に彼は退職の意思を固めてましたので、
屁とも思いませんでしたけど。笑

なので、皆さんご自身のお人柄や能力を理解してもらった上で、OPENにしたほうがイイと思います。
それまでは、がんばって、慎重に慎重に・・・・。

しかし、社内恋愛って、自分の置かれてる立場を理解してもらいやすかったりで、いい部分もあるけど、同じ職場だと、彼が怒られてるところを目にしてしまって、彼に対して少しガッカリしちゃうかもしれませんし、彼の上司に自分まで腹を立てて、つい冷たい態度を取ろうとしてしまうかもしれません。
良し悪しですね~。


2006-01-13

先輩に電話の取り方を教えてもらう

ビジネスマナー本には、電話応対方法は載っていますが、
実際に電話を取る時の方法は載っていません!
その割には、電話を取る機会って、教えてもらう前に突然訪れたりします。

そこで、電話の取り方を先輩に尋ねる際のポイントを載せておきます。これをメモしたものを持った上で、先輩に尋ねてみるとイイかも・・・(笑)もしくは、教えてもらえなさそうな職場なら、そのメモに、先輩たちのやっていることを書き込んでいってみてください。


<確認事項>

・外線と内線のコールは違う?
→内線は『プルップルッ』、外線は『プルルルルッ』という長音ナド

・社名や部署名の名乗り方。(外線・内線)

・保留したあと、つなぐ相手にどうやって声をかけるか

・別のフロア等に“転送”する場合

・発信するとき(外線・内線)

・自分が取らなければいけないのはどの範囲までか。
→自分のシマだけでよかったり、フロア全体だったり、
職場によっていろいろあると思います。


んー、とりあえずこれだけ聞いてスグ覚えましょう。
そうすれば、いろいろなパターンの取次ぎがあると思うけど、保留にしておいて、その間にサササッと先輩に訪ねればイイわけだし。
でも、同じことは何度も聞かないよーに、『なるほど、そうするのか!』と思ったことは、チョチョッとメモしておいてください。


2006-01-12

人の名前を覚える。

おなじ職場のひとたちの名前はできるだけ早く覚えたほうがいいです。というか、自分の名前を覚えてくれると嬉しいモンです。
声をかけられる際に、『すみません』ではなくて名前で呼ばれると、『おー。』なんて、少し感動したりします。
うん、これホント。

そこで、早く覚えるためにできることといえば・・・

例えば、積極的に郵便物やFAXを配ってみる・・・とか。
職場によっていろいろあると思います。

あと、もし、座席表があるならば、その人の特徴や担当しているお仕事、会話した内容をメモ程度に書き込んでみるのもイイかも。
ちなみにわたしはコレ実践しました。
なにせ、人数が多いので。
お陰で、今の職場にて就業3日目に、部内のあるチーム(20人強)が歓迎会を開いてくださった時に、顔と名前一致テストなるものをされましたが、座席表メモで見事クリアできました。笑



※もっとかわいがってもらいたいヒトにはコレ☆

顔と名前だけじゃなくて、その方とのエピソードを覚えておくと、何かと役に立ちます。
特に、『~は○○さんが初めてなんですよ』という、自分や相手の“初めて”ネタにちなんだ話は、なんだかちょっと、あったかくなります。

例えば、『わたしがこの会社に来て、いちばん初めに「飲み会やるからおいで」って声をかけてくださったの、○○さんなんですよー。嬉しかったです☆』とか、『○○さんが異動でうちの部へ来られた日に、エレベーターの中でバッタリ会って、こんな話をしたの、覚えてますかー?』とか。

些細なエピソードほど、『わー、そんなこと覚えてくれてたんだー』って、嬉しかったりします。
でも、相手がグッとくるタイミングは、自分で見極めてくださいネ。


・・・要領よくできるヒトだけ、実践してみてください。笑


2006-01-11

入口でお客様と出くわしたor受付の電話を取ったら?

オフィスの入口で、自分宛ではないお客様と出くわしました。
こういうとき、スルーせず、とっさに対応ができちゃうと、『おぉ』って思います。というか、スルーは良くないですよー。

この場合の基本トークを掲載しますので、復唱して、スッと言葉が出てくるようにしておきましょー。

『いらっしゃいませ。(どちらをお尋ねでしょうか。)』
・・・△△商事の××ですが、○○課の○○さんを。

『(本日は)お約束でいらっしゃいますか。』
・・・えぇ、○時に。

『承知致しました。しばらくお待ち下さいませ。』
(↑会社によっては、そのまま応接室に案内してもイイところもあるかも。)

※もし、最初に会社名を言ってくださらなかったら、『お待ち下さい』の前に、『失礼ですが(どちら様でしょうか)。』と尋ねましょー。

ちなみにこれは、オフィス内で、受付の電話を取った場合も同じですね。その場合は、『すぐに参りますので、受話器を置いてお待ち下さいませ。』です。

最初なら、こんだけできただけでもブラボーです。

でも、担当者にお客様が来られたことを伝えると、『応接室に案内しといて』と言われることありますので、そういう場合は・・・
うーん、細かいマナーを言うとキリがないので、付け焼刃的な対応ですけど・・・

まず、お客様のところへ行き、『ご案内致しますので、こちらへどうぞ。』と、行き先を手で(びしっと)示してから歩いて下さい。
会議室にお通ししたら、上座(わからない場合は、とにかく、ドアよりいちばん遠い席方向)を手で指して、『すぐに参りますので、おかけになってお待ちください』と、言いましょう。

本当は、上座は応接室の窓や絵画の位置やらで違いますし、ドアが押すドアか引くドアか・・・など、注意点はイロイロありますので、それは、ビジネスマナー本でも読んで、勉強してください。

でも、最初はこれくらいでイイと思います。
とりあえず、お客様に粗相のないように。。。
あー、秘書や来客対応担当する人はダメですよ。ちゃんと勉強してください。


・・・あ。
ちなみに、オトコノコ。
オンナノコとお食事に行ったとき、自分が下座に立って、女性にサラッと上座の席を指してあげると、ちょっと素敵です。


自社ビルのエレベーター。

自社ビルのエレベーターは、上から下まで、同じ会社の方・もしくは自社へのお客様・・・と、ほぼ間違いなく、自分に関係する人しか乗っていません。

うちの会社は超体育会系なので、エレベーターのドアが開いて、目上の人がボタンの前に立っていると、『こんにちは』とまず挨拶し、『代わります』と言い、“ボタン押し係”を交替します。
※混んでたりするとできない場合もあります。

これは新入社員だけでなく、わたしたちでもそうです。目下の人間がどんどんボタンの前に来るようになります。

ここまでではなくてもかまわないので、乗ってる人・乗ってきた人への挨拶と、降りる際に『失礼します』は、言ったほうがイイですね☆
で、うまくできそうであれば、ボタンを押すのも交替してみてください。


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